Nieuwsbrieven voor verenigingen & stichtingen
Kostenbesparing met digitale mailingen
Verenigingen werken vaak met een krap budget. De wens om de leden te informeren wordt bemoeilijkt doordat informatieverstrekking op papier kostbaar is (papier, drukwerk, enveloppen, porto- of bezorgkosten). Iets dergelijks speelt ook bij stichtingen of goede doelen die hun donateurs willen bereiken.Vaak wordt drukwerk uitbesteed waardoor het extra lang duurt voordat het resultaat verstuurd kan worden. Na ontvangst van de drukker moeten brieven of boekjes in enveloppen worden gestopt en worden voorzien van porto. Daarna volgt de versturing of bezorging.
Het kan makkelijker, sneller en goedkoper! De digitale tegenhanger is de 'elektronische' nieuwsbrief. Bij kleine oplagen kan een nieuwsbrief met een normaal e-mailprogramma zoals Outlook worden verstuurd. Bij grotere aantallen is een gespecialiseerd programma zoals NieuwsSprinter aan te bevelen vanwege de extra functionaliteit en het gebruiksgemak.
Voorbeeld: uitnodiging jaarvergadering
De leden van een vereniging kunnen via digitale weg worden uitgenodigd voor de jaarvergadering, tenzij de statuten anders bepalen. Leden kunnen voorafgaand aan de algemene vergadering stemmen via elektronische weg als de statuten die mogelijkheid bieden. Leden kunnen aan een ander lid een elektronische volmacht geven om te stemmen op de jaarvergadering.Verenigingen hebben regelmatig te kampen met een te lage opkomst bij vergaderingen. Omdat bepaalde belangrijke besluiten slechts mogen worden genomen indien een bepaald percentage van de leden op de vergadering aanwezig is, moet in zo'n dat geval een nieuwe vergadering worden belegd. De uitnodiging daarvoor moet opnieuw naar alle leden worden gestuurd, wat aanzienlijke extra kosten met zich meebrengt als dit via de traditionele post wordt gedaan.
Men is verdeeld over de vraag of een uitnodiging tot bijwoning van de algemene vergadering enkel via een website kan worden gepubliceerd. De vraag is of de leden geacht mogen worden de website regelmatig te raadplegen en op die manier kennis te nemen van de jaarvergadering.