Mailing versturen met Enterprise

de "power-versie"

NieuwsSprinter is een uitgebreid programma. Voor zeer professionele mailings met uitgebreide opties is de Enterprise-versie gemaakt. Een ingebouwde veiligheid zorgt ervoor dat er een mailing niet zomaar naar de verkeerde adressen wordt verstuurd. Bounces worden automatisch verwerkt.

Fasen bij mailingen versturen

Elke abonnee heeft een faseteller. Deze kan bij het versturen worden verhoogd. U kunt een mailing versturen naar mensen die zich in een bepaalde fase bevinden. Dit is vooral handig als u wilt dat lezers een bepaalde serie mailings doorlopen bijv. bij introductie van een nieuw merk of product. Of om uw bedrijf te introduceren bij nieuwe klanten. Dit is een gecontroleerde vorm van drip email marketing.
U kunt toestaan dat de gebruikers de faseteller zelf ophogen (door een klik) om daarmee aan te geven dat ze een volgend type mailing willen ontvangen.
Een vervolgmailing kan gestuurd worden naar mensen die geklikt hebben op een speciale link, of juist naar degenen die niet geklikt hebben.

Categorieën of typen nieuwsbrieven

Er zijn tot 10 verschillende typen nieuwsbrieven mogelijk waarvoor lezers zich kunnen inschrijven. Bijvoorbeeld dagelijks nieuws, wekelijks nieuws en maandelijks nieuws. Een uitgever van verschillende tijdschriften kan voor elke uitgave een aparte nieuwsbrief (categorie) uitgeven; lezers kunnen zich op een of meer titels abonneren.
In de statistiek worden de verzonden aantallen per categorie bijgehouden.
De layouts in NieuwsSprinter kunt u koppelen aan een categorie, waarbij natuurlijk meerdere layouts per categorie mogelijk zijn. Bij verzending wordt een layout of nieuwsbrief alleen gestuurd naar lezers die zich hebben ingeschreven voor de betreffende categorie. Een layout waar geen categorie voor is gespecificeerd wordt naar alle - geselecteerde - lezers gestuurd.

Meerdere accounts of subaccounts voor verzenden mailing

Een andere toepassing van categorieën is die waarin u namens verschillende bedrijven mailt. Dat kan vanuit de positie van een holding zijn, maar ook als u voor derden mailt. Bijvoorbeeld als u als bureau voor meerdere klanten de mailingen verzorgt.
Omdat er voor elke categorie of bedrijf een andere set met adressen gebruikt kan worden heeft u feitelijk 10 (sub)accounts tot uw beschikking. Dit biedt niet alleen gemak maar ook een aanzienlijke kostenbesparing!

Meerdere afzender-, test- en antwoordadressen

Er zijn 10 verschillende afzender-, test- en antwoordadressen mogelijk, voor elke categorie nieuwsbrief een set.
Wanneer u verschillende bedrijfsnamen gebruikt, of verschillende domeinnamen dan kunt u elk een ander afzenderadres geven.

Bounces per e-mailadres / per mailing

Bounces worden altijd automatisch verwerkt in NieuwsSprinter. De foutcode van het e-mailadres wordt verhoogd met 1 als het een soft bounce betreft en verhoogd met 3 bij een hard bounce. Adressen met een foutcode 3 of hoger worden bij het versturen van een mailing overgeslagen.
Soft bounces betreft tijdelijke fouten zoals 'mailbox is vol'. Hard bounces zijn permanent van aard, meestal te herleiden tot 'adres bestaat niet (meer)'.
In Enterprise worden de afzonderlijke bounces opgeslagen zodat u kunt terugvinden wanneer een mailing gebounced is en met welke waarde. Het teruggestuurde bericht - incl. de oorspronkelijke foutmelding van de mailserver - is hierbij beschikbaar.
De mutaties zijn terug te zoeken per e-mailadres en per batch/verzending.
NieuwsSprinter handelt ook de 'out of office' meldingen voor u af op de achtergrond. Uw mailbox wordt dus niet langer vervuild door allerlei (technische) meldingen.

Selecties bij het versturen van een mailing

Bij het gebruik van meerdere selecties worden alleen adressen gebruikt die aan alle selecties tegelijk voldoen.
Stel u heeft een aantal kledingwinkels in verschillende plaatsen en verkoopt dames- en herenkleding. Mogelijke selectievelden zijn dan Winkel en Kledingtype (dames/heren). Bij een uitnodiging voor een winkelbezoek in Amsterdam levert een combinatie van Winkel = "Amsterdam" en Kledingtype = "Heren" adressen op van mannelijke klanten voor het filiaal in Amsterdam.
In Enterprise kunt u alle combinaties van de gekozen selecties gebruiken. Hierdoor is het mogelijk om in één keer een mailing sturen naar alle klanten voor het Amsterdamse filiaal en alle klanten die geintereseerd zijn in herenkleding. Deze selectie is aanzienlijk ruimer wat in een aantal toepassingen wenselijk is. Elke geselecteerde klant ontvangt één nieuwsbrief.

Een andere toepassing is die waarbij u klanten wilt informeren over bepaalde productgroepen. Met alle combinaties van de gekozen selecties kunnen meerdere groepen in één verzending gecombineerd worden.

Blokken voor variabele opmaak per lezer

In veel gevallen wordt een bepaalde layout naar een groep abonnees gestuurd. Als een individuele opmaak per abonnee gewenst is, dan kan dat via blokken. Per lezer wordt bepaald welke blokken hij of zij ontvangt (een profiel). Elk blok heeft een eigen inhoud.
Op deze manier kan een lezer informatie ontvangen over de onderwerpen van zijn of haar interesses en productaanbiedingen op maat krijgen. Een andere toepassing voor deze individuele layouts is het sturen van vacatures of een woningaanbod, precies volgens het profiel van de abonnee.
Wanneer fasen, categorieën en individuele layouts gecombineerd worden met de acht selectieopties ontstaat een uiterst gevarieerd scala aan mogelijkheden om nieuwsbrieven te versturen.

De wisselwerking tussen blokken en adressen kan op verschillende manieren plaatsvinden. Dit komt bij de instructie of implementatie van NieuwsSprinter ter sprake.

Bouwstenen voor veelgebruikte teksten

Een afgeleide functie van blokken zijn bouwstenen. In essentie zijn dit veelgebruikte stukken tekst of opmaakcode, een soort macro's. In de tekst wordt een bouwsteen opgeroepen met zijn naam. Bij het tonen van een voorbeeld en het versturen van de digitale nieuwsbrief wordt de bouwsteen vervangen door zijn inhoud. Voorbeelden zijn veel gebruikte zinnen, adresgegevens en de opmaakcode van een logo.
De bouwstenen worden gemaakt en gewijzigd als blokken.

Test een mailing vóór het versturen

Als u in de Start- en Extra-versies de testlayout controleert (bij voorkeur in verschillende e-mailprogramma's) en deze goed heeft bevonden, dan kunt u met een gerust hart de mailing versturen. Bij het gebruik van blokken en individuele layouts voor elke lezer heeft u meer testwerk nodig. Wij adviseren dan ook om verschillende testgroepen met testadressen aan te leggen met een doorsnee van de mogelijke profielen en layouts. Alleen zo kunt u met enige zekerheid iets zeggen over het te verwachten resultaat.
Overigens, als bij een bepaald adres totaal geen blokken worden gevonden of een blok ontbreekt, wordt er geen nieuwsbrief gestuurd naar dit adres. Dit wordt met reden omkleed gespecificeerd in het logboek zodat er geen foute of incomplete layouts worden verstuurd. Het is daarom belangrijk om het logboek na verzending te controleren.