Voorkom dat uw nieuwsbrief als
spam wordt gezien

Brievenbussen Officieel is een e-mail of nieuwsbrief spam als hij in grote hoeveelheden en zonder toestemming wordt verstuurd. Voor de meeste mensen staat spam gelijk aan 'ongewenste e-mail' of 'troep'. Wat moet u weten om te voorkomen dat uw e-mails of nieuwsbrieven het predikaat spam krijgen?

Spamfilters

Er zijn drie niveaus van filtering:
1. De mailserver van de ontvanger (bij de provider, of bedrijfsintern).
2. Het e-mailprogramma van de ontvanger.
3. De lezer zelf.

Het laatste filterstation wordt vaak over het hoofd gezien. Ook al komt een nieuwsbrief door alle geautomatiseerde filters heen, als de lezer een negatieve prikkel krijgt dan verwijdert hij het bericht.
Een lezer filtert op een aantal punten:
  • De opmaak van het bericht. Een bericht moet er verzorgd uitzien.
  • Wie is de afzender? Soms wordt het afzenderadres kort bekeken. Een herkenbare layout (in huisstijl) maakt snel duidelijk wie de afzender is. Denk ook aan de vermelding van de bedrijfsgegevens.
  • Wat is de boodschap? Een heldere indeling schept duidelijkheid...
  • Bedenk dat bij de korte beoordeling van een e-mail de lezer alleen het bovenste deel scant. Pas als het bericht oké lijkt zal hij het verder lezen of scannen.
  • Omdat opmaak en herkenning cruciaal zijn voor een eerste indruk is het belangrijk dat afbeeldingen aanwezig zijn in de nieuwsbrief.
    Als het e-mailprogramma de afbeeldingen onderdrukt dan ziet de ontvanger op een aantal plekken niets. NieuwsSprinter stuurt de afbeeldingen daarom altijd mee zodat de eerste indruk van de ontvangers een goede is.
Webmail-diensten zoals Hotmail geven de gebruikers de mogelijkheid om berichten als 'ongewenst' te rapporteren. Als meerdere lezers dit doen met uw mailing dan kan dat betekenen dat een volgende mailing niet bezorgd wordt. In het ergste geval wordt door deze provider ook uw reguliere post niet meer afgeleverd. Een dergelijke blokkade kan al in gang worden gezet als minder dan 1% van de lezers van deze provider uw e-mailing als ongewenst markeren. Omdat er veelal geen bounces worden (terug)gestuurd is zo'n blokkade moeilijk te herkennen. Voorkomen is ook hier beter dan genezen!

Blacklists en whitelists

Op de 'zwarte lijsten' staan adressen van servers die spam versturen. De post die daar vandaan komt wordt derhalve geblokkeerd. Whitelists zijn lijsten met adressen van servers of mensen die te vertrouwen zijn. Mailservers gebruiken lijsten met adressen waarvan de post zeker geaccepteerd wordt. Veel e-mailprogramma's kennen de optie om post van mensen die in het adresboek staan altijd te accepteren.
Om die reden kunt u uw lezers vragen uw afzenderadres toe te voegen aan het adresboek; uw post wordt dan altijd doorgelaten.

Werking geautomatiseerde spamfilters

Een spamfilter werkt als volgt: verschillende kenmerken leveren punten op, positief of negatief. De eindscore of spamcore bepaalt of het totale bericht wel of geen spam is. Verdachte onderdelen leveren positieve punten op. Onderdelen van het bericht die juist een indicatie geven dat het geen spam betreft leveren negatieve punten op.
Zie: controles van het bekende spamfilter SpamAssassin, v3.3 en controles in v3.4.

Spamfilters gebaseerd op menselijke input

De software voor spamherkenning worden steeds beter, maar ze hebben manco's: ze kunnen niet weten of een mailing ongewenst is. Een filter weet meestal niet of u zich voor een bepaalde mailing heeft geabonneerd. En een aanbieding voor een fantastisch product kan nog zo legaal zijn, als hij eindeloos wordt herhaald dan is dat irritant. Diensten als Cloudmark gebruiken daarom menselijke input als basis voor spamherkenning.
Geregistreerde gebruikers rapporteren daarbij of zij een nieuwsbrief als spam zien. Door het toekennen van gewicht aan iemands mening gebaseerd op eerdere meldingen (reputatie) wordt een zéér betrouwbare filtering bereikt.

Filtering op basis van reputatie en relevantie

De grote providers gebruiken steeds vaker de reputatie van de verzender als uitgangspunt. Als de verzendende partij goed staat aangeschreven dan worden de mailings daarvan eerder doorgelaten. Daarnaast wordt - per gebruiker - nagegaan of de post van de verzender wordt gelezen. Daaruit kunnen conclusies worden getrokken of de gebruiker de desbetreffende berichten op prijs stelt. Als er blijvend berichten worden gestuurd naar adressen die niet (meer) gebruikt worden, en dat op grote schaal door dezelfde verzender gebeurt dan is dat een signaal dat het mogelijk om spamberichten gaat.
Voor de verzender is het dus van belang om gerichte mailings te sturen om ervoor te zorgen. Het bericht moet relevant zijn voor de lezer zodat er interactie plaatsvindt. Een doorklik naar uw website is daarbij een eerste stap.

Honeypot

Er zijn organisaties die bewust op hun website bepaalde e-mailadressen plaatsen die niet gebruikt worden. Het enige doel hiervan is te traceren of deze adressen gemaild worden. Komt er post binnen op dergelijke adressen dan is duidelijk dat de verzender adressen gebruikt die zijn 'geharvest' oftewel van de website zijn gelezen. Er wordt geconcludeerd dat de verzender een spammer is en hij wordt direct op een zwarte lijst gezet.
Eén van de gevaren van het gebruik van een adressenbestand van derden is dat hier adressen in staan die geharvest zijn. De conclusie van de ontvanger is juist: het honeypot-adres kan/mag niet gemaild worden en de verzender houdt zich dus niet aan de regels.

Verzending vanaf eigen pc of netwerk

Natuurlijk kunt u vanaf uw eigen pc een nieuwsbrief versturen naar een groep adressen. Of er een speciaal programma voor gebruiken. Bij het versturen van een e-mail of nieuwsbrief aan 50 adressen of meer loopt u al snel tegen beperkingen aan. Bijv. het max. aantal berichten dat u van uw provider tegelijk mag versturen. Maar ook wordt er 'op de rem getrapt' als het vermoeden bestaat dat er spam verstuurd wordt. Zo'n controle vindt geautomatiseerd plaats; de kans is groot dat het ook uw bonafide mailing tegenhoudt.
NieuwsSprinter werkt met een eigen mailserver waardoor dergelijke perikelen worden voorkomen.

Gebruik van 'dedicated' mailservers

Ontvangende mailservers zoals die van Gmail of Outlook.com / Hotmail herkennen de ip-adressen van speciale mailservers die vaker e-mailings versturen. Dit in tegenstelling tot spamruns die eenmalig vanaf bepaalde (gekaapte) pc's of obscure servers worden verzonden.
Met een gespecialiseerde dienst zoals die van NieuwsSprinter bent u op de goede weg.
Het gebruik van een vast afzenderadres is goed voor de herkenning door ontvangende mailservers en dus ook voor de deliverability

Algemene tips tegen spam en blokkering

  • Lezers kunnen post die ze niet vertrouwen of die ze niet willen hebben 'aangeven' bij een blacklist. Dat kan ervoor zorgen dat de post van u of uw provider (tijdelijk) wordt geblokkeerd. Als u alleen post stuurt naar mensen die daarvoor toestemming hebben gegeven en de nieuwsbrief ziet er niet verdacht (als spam) uit, dan is de kans op het aangeven klein.
  • Schrijf woorden, zinnen of het onderwerp van de nieuwsbrief niet volledig in hoofdletters. In gewone e-mailcorrespondentie wordt dit al gezien als schreeuwen, in een nieuwsbrief is het een spamkenmerk.
  • Spamfilters letten vooral op Engelse taal. Vermijd - zeker in de onderwerpregel - het herhalen van karakters zoals '!!!' of teksten als 'V.O.O.R.D.E.E.L' of 'Gr@ppig'.
  • Stuur geen bijlagen mee. Virusscanners hebben er een hekel aan, maar ook spamfilters worden extra alert. NieuwsSprinter staat bijlagen sowieso niet toe (Toelichting).
  • Gebruik echte afzenderadressen, bij voorkeur van een normale domeinnaam. Bij implementatie is dit al in NieuwsSprinter vastgelegd.
  • Verstuur niet telkens dezelfde tekst. Daarmee is het geen nieuwsbrief meer en wordt het door de lezers als herhaling en dus als reclame of spam gezien. Spamfilters reageren op teksten die ze vaker zijn tegengekomen.
  • Houd de adressenlijst schoon. Als providers of organisaties een groot aantal adressen van u te verwerken krijgen waarvan er veel onbekend zijn dan kunnen ze concluderen dat het om een spamrun gaat. Verwijder daarom niet bestaande adressen (bounces) uit uw bestand of corrigeer ze. NieuwsSprinter kent hier uitgebreide mogelijkheden voor, naar niet-bestaande adressen wordt sowieso geen post meer verstuurd.
  • Het verzenden van berichten in html-opmaak levert geen spampunten op. Maar: zorg wel dat de opmaakcodes (html-tags) correct worden gebruikt. Ook al ziet een nieuwsbrief er goed uit, dan nog kan de opmaak niet volgens de regels zijn gebeurd. Afwijkingen van de regels leveren minpunten op.
  • Gebruik geen speciale technieken in een html-mailing. Frames en JavaScript bijvoorbeeld zijn erg ingeburgerd maar worden door veel e-mailprogramma's of mailservers geblokkeerd. Dit valt buiten de noemer 'spam' maar het resultaat is dat de mailing de lezer niet bereikt of dat deze qua layout of functionaliteit verminkt is.
  • Wanneer een bepaalde layout uitgebreid getest is, dan kan dat bij hergebruik grotendeels achterwege blijven. De CMS-templates van NieuwsSprinter zorgen hier ook voor. Naast de pure tijdsbesparing kunt u zich dan volledig concentreren op de inhoud (boodschap) van de mailing.
  • Zorg ervoor dat de ontvanger bij het 'Aan'-adres zijn eigen e-mailadres ziet en geen algemeen adres. Dat is vooral van belang voor spamfilters die bij een dergelijk adres de post als spam kunnen markeren. Een remedie daartegen is om de lezer te verzoeken het betreffende adres op te nemen in een lijst met vertrouwde adressen (whitelist). NieuwsSprinter doet het in één keer goed: het 'Aan'-adres is het adres van de ontvanger, het adres waarmee hij of zij zich heeft aangemeld.
  • Vraag de lezer om uw verzendadres op te nemen in zijn of haar adresboek. E-mailprogramma's laten post van bekenden ongehinderd door.
  • Pas op met het versturen van alleen afbeeldingen, het zou geïnterpreteerd kunnen worden als image spam. Plaats er ook tekst bij.
  • Stuur alleen berichten als u 'voorafgaande toestemming' hebt, identificeer uzelf en zorg bij elke mailing voor een makkelijke afmeldoptie. Zie de toelichting van de Autoriteit Consument & Markt (OPTA) in dit verband op de Telecommunicatiewet op spamklacht.nl.
  • Wanneer een nieuwsbrief gepersonaliseerd is dan zal de ontvanger deze niet niet snel als spam kenmerken.
  • Vermelding van naam, adres, tel.nr., e-mailadres en KvK-nummer maken duidelijk wie de afzender is en boezemen vertrouwen in.
  • Het gebruik van adresbestanden van derden is tegenwoordig wettelijk gezien discutabel, het brengt ook het gevaar mee dat er besmette adressen in voorkomen. Deze 'honey pot' adressen worden gepubliceerd op websites, maar niet gebruikt. Als er post naartoe wordt gestuurd dan is het duidelijk dat die komt van een harvester of spammer.
  • Vermeld niet iets als "Dit is geen spam". Dat op zich is juist verdacht.
  • Als uw digitale nieuwsbrief geen duidelijke afmeldlink heeft dan wordt er snel op 'Ongewenste post' of 'Dit is spam' geklikt, ook als men zich wil afmelden. Dat kan om de simpele reden zijn dan de inhoud van de nieuwsbrief niet is wat men verwachtte, of de mail-frequentie te hoog ligt. Zorg dus voor een duidelijke afmeldlink, en voor een link om het e-mailadres te wijzigen.
    NieuwsSprinter voegt automatisch de List-Unsubscribe toe aan een bericht. Deze afmeldlink kunt u bijvoorbeeld in Outlook.com / Hotmail en GMail tegenkomen, daar ziet u de optie 'Opzeggen' resp. 'Uitschrijven bij deze afzender' boven een bericht verschijnen als de afzender als veilig is gekenmerkt.
  • Gebruik geen url-verkorters zoals Tinyurl. Spammers doen dit om hun hyperlinks te maskeren en spamfilters op hun beurt vinden deze diensten bij voorbaat verdacht. Het is niet denkbeeldig dat een url-verkorter op een zwarte lijst terecht komt.

Meer informatie